Требование ФНС по контрагенту: как подготовить ответ

1. Проверьте основание и предмет запроса

Статья 93 НК РФ регулирует истребование документов у проверяемого лица. Статья 93.1 — запрос документов или информации о другом налогоплательщике либо конкретных сделках. От основания зависят срок и объём подготовки.

Выпишите указанные в требовании периоды, контрагентов, договоры, операции и перечень запрошенного. Отдельно отметьте пункты, которые нельзя однозначно сопоставить с документами компании. Неясность запроса — повод уточнить его и оценить правовую позицию, а не автоматически оставить требование без ответа.

2. Определите срок именно для вашего требования

Общие ориентиры: при истребовании документов у проверяемого лица по статье 93 — 10 рабочих дней; по пункту 1 статьи 93.1 — 5 рабочих дней; по пункту 2 статьи 93.1, вне проверки относительно конкретной сделки, — 10 рабочих дней для документов и информации. Для отдельных случаев предусмотрены специальные правила.

Срок рассчитывайте с учётом основания и юридически значимой даты получения, которая зависит от способа направления. Если собрать материалы вовремя невозможно, своевременно направьте уведомление с причинами и предложенным сроком. Продление требует решения инспекции и не происходит автоматически.

3. Составьте рабочую таблицу ответа

Для каждого пункта требования запишите четыре позиции: что запрошено, какой факт подтверждаем, каким документом и где он находится в приложениях. Назначьте ответственного за подбор материалов и внутренний срок проверки до отправки.

Например: «Пункт 2 — поставка товара по договору — УПД и транспортные документы — приложения 3–5». Это рабочая схема систематизации, а не универсальный готовый ответ для любой сделки.

4. Сверьте документы между собой

• Договор и спецификации: предмет, стороны и условия исполнения.
• УПД, накладные и акты: даты, объём, номенклатура и подписи.
• Расчёты: платёжные документы, суммы и назначение платежей.
• Исполнение: доставка, приёмка, переписка и результат работ — по предмету запроса.

Комплект зависит от того, что правомерно запрошено и какими материалами располагает компания. Не включайте несвязанные сведения без оценки необходимости, но и не исключайте обязательные документы только потому, что они неудобны для позиции компании.

5. Подготовьте сопроводительное письмо

Укажите адресата, данные компании, номер и дату требования. Излагайте ответ в его последовательности: пункт запроса, пояснение по фактам, ссылки на приложения. Завершите письмо описью с названиями, датами и номерами документов.

Если документа нет или он ранее представлялся, не оставляйте пункт без объяснения: проверьте предусмотренный законом порядок уведомления. Для ранее направленных материалов укажите реквизиты, позволяющие их найти. Нельзя ссылаться на отсутствие документов, если они фактически есть у компании.

6. Проверьте отправку и сохраните подтверждение

Перед отправкой сверьте адресата, полномочия подписанта, количество и читаемость файлов, опись и ссылки на приложения. Используйте подходящий канал и формат представления с учётом требования и действующих правил.

Сохраните отправленный комплект, квитанции и подтверждения. Отдельно зафиксируйте, что было представлено по каждому пункту: это поможет при дополнительных вопросах или повторном требовании.